Diese Seite beantwortet drei Fragen: was eine E-Rechnung überhaupt ist,
wie sie entsteht und geprüft wird, und was im Haus dafür zu tun ist.
Alle Beispiele sind neutral. Auf dieser Seite stehen keine echten Rechnungsdaten,
keine Kundennamen und keine Bankverbindung. Zum Ausprobieren liegt eine Musterrechnung bereit.
1 · Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung per Mail. Ein eingescanntes oder
gedrucktes PDF bleibt ein Bild — ein Programm kann daraus nichts verlässlich auslesen.
Eine E-Rechnung ist eine einzige Datei mit zwei Schichten:
Die sichtbare Schicht
Das PDF, das Menschen lesen. Sieht aus wie jede Rechnung und lässt sich ganz
normal öffnen, drucken und ablegen.
Die unsichtbare Schicht
Eine XML-Datei im PDF. Dort stehen Beträge, Steuersätze, Adressen und
Positionen als Daten — das liest die Buchhaltung des Empfängers maschinell ein.
Beide Schichten müssen dasselbe sagen. Steht im PDF ein anderer Betrag als
im XML, ist die Rechnung fehlerhaft — auch wenn sie auf dem Bildschirm tadellos aussieht.
Deshalb wird nicht getippt, sondern beides aus derselben Quelle erzeugt.
Zum Ansehen: eine Musterrechnung
Eine vollständige, gültige E-Rechnung mit erfundenen Daten.
Öffnen Sie sie wie ein normales PDF — das XML steckt unsichtbar darin.
Wer die beiden vergleicht, sieht den Punkt sofort: dieselben Zahlen,
einmal für Menschen gesetzt, einmal für Maschinen.
Zum Selberprüfen gibt es eine Oberfläche. Rechnung hineinziehen,
Klartext-Urteil heraus — ohne Kommandozeile. Sie läuft im Netz der 5IT GmbH;
wo sie für Ihr Haus erreichbar sein soll, klären wir gemeinsam.
Die Befehle unten sind der Unterbau davon.
2 · Der Vorgang in fünf Schritten
So läuft es mit dem Prüfwerkzeug, das auf dem Anwendungsserver eingerichtet ist.
Geprüft wird gegen EN 16931 — die europäische Norm, auf die sich alle berufen.
#
Schritt
Was dabei herauskommt
1
Rechnungsdaten bereitstellen aus der Warenwirtschaft
die Zahlen, die in beide Schichten müssen
2
Sicht-PDF nach PDF/A wandeln
die Archivfassung — ohne sie geht es nicht weiter
3
XML erzeugen
die maschinenlesbare Schicht
4
Beides verbinden
die fertige E-Rechnung, ein PDF
5
Prüfen, erst dann versenden
Gewissheit, dass der Empfänger sie annimmt
Am 30.10.2026 ist der ganze Weg durchgelaufen — an einer echten Rechnung,
erzeugen, prüfen und wieder auslesen. Jeder Schritt meldete den Rückgabewert 0,
das Ergebnis lautete valid. Die zurückgewonnenen Daten stimmten mit den
eingesetzten überein.
1 · Die Erwartungsprüfung will ein Verzeichnis, keine Datei. --action validateExpectValid mit --source meldet
255 — und zwar bei genau derselben Datei, die validate
als gültig durchwinkt. Das sieht aus wie eine abgelehnte Rechnung und ist in
Wahrheit ein falscher Aufruf. Richtig ist -d <Verzeichnis>.
2 · Ein normales PDF wird abgewiesen.
Die Meldung lautet „PDF-A version not supported". Das ist kein Fehler des
Werkzeugs: Das Format setzt PDF/A-3 als Hülle voraus. Deshalb steht Schritt 2 vor
Schritt 4. Das Flag -i hilft hier nicht — es verzeiht Fehler
in einem PDF/A, nicht das Fehlen der Kennung.
3 · Ohne --no-additional-attachments bleibt der Befehl stehen.
Er fragt nach weiteren Anhängen und wartet auf eine Eingabe, die in einem
automatischen Ablauf nie kommt. Dann bricht er mit einer Fehlermeldung ab, die
nach einem Programmfehler aussieht.
Eine Meldung bleibt stehen und ist in Ordnung: BR-DE-21.
Das Werkzeug prüft zusätzlich gegen XRechnung — das Format für
öffentliche Auftraggeber. Im Geschäftsverkehr unter Privaten ist
EN 16931 das richtige Format. Der Gesamtstatus bleibt valid.
Wer eine makellose Ausgabe erwartet, sucht sonst an der falschen Stelle.
4 · Was im Haus zu tun ist
Beim Empfang von Rechnungen
E-Rechnungen müssen angenommen werden können. Das betrifft jeden
Betrieb, der von anderen Unternehmen Rechnungen bekommt.
Das XML ist das Original, nicht das PDF. Archiviert werden muss die Datei,
wie sie angekommen ist — ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF genügt nicht.
Eingehende Rechnungen prüfen lassen. Dasselbe Werkzeug sagt in Sekunden,
ob eine Eingangsrechnung formal in Ordnung ist.
Beim Versand von Rechnungen
Festlegen, womit erzeugt wird. Diese Entscheidung steht noch aus und
blockiert alles Weitere.
Klären, woher das PDF/A kommt. Liefert die Warenwirtschaft eines,
hat der Ablauf zwei Schritte — sonst drei.
Die Pflichtfelder des größten Kunden abgleichen. Dort werden Felder
verlangt, die über den normalen Rechnungsinhalt hinausgehen.
Sie gehören vor den ersten Echtversand geprüft, nicht danach.
Jede Rechnung vor dem Versand prüfen. Eine abgelehnte Rechnung
verzögert die Zahlung — die Prüfung dauert zwei Sekunden.
Die Verantwortung für den Rechnungsinhalt bleibt im Haus.
Das Werkzeug prüft die Form: ob Pflichtangaben fehlen, ob die Summen
zueinander passen, ob die Struktur der Norm entspricht. Ob der richtige Betrag
an den richtigen Empfänger geht, prüft kein Programm.
Zu den Fristen: Die Pflicht, E-Rechnungen annehmen zu können, gilt
bereits. Die Pflicht, selbst welche zu versenden, kommt gestaffelt und hängt
am Vorjahresumsatz. Welches Datum für einen bestimmten Betrieb gilt, gehört
beim Steuerberater erfragt — hier steht bewusst keine Jahreszahl, weil eine falsche
teurer wäre als eine fehlende.
5IT GmbH · Ulrichstr. 69 · 82057 Icking · Telefon 089 250078420 · ms@5it.de
Arbeitsblatt vom 30.10.2026. Alle Beispiele auf dieser Seite sind erfunden.